Kontrola UOKiK (czyli Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów) to niezapowiedziana wizyta siedzibie lub oddziale przedsiębiorstwa, która ma na celu sprawdzenie, czy podejmowane działania przez daną firmę nie naruszają praw konkurencji czy konsumentów. Kontrolę prowadzi zazwyczaj kilkuosobowa grupa urzędników (często z udziałem specjalistów). Taka kontrola może być przeprowadzona u każdego przedsiębiorcy. Jeśli chodzi o samą procedurę takiej kontroli, określa ustawa, a osoby, które ją przeprowadzają, mają w obowiązku przed jej rozpoczęciem doręczyć kontrolowanemu stosownego upoważnienia do wykonania kontroli oraz legitymacji służbowej.
Czy należy bać się kontroli przez UOKiK?
Nie, jeśli jako przedsiębiorca znasz listę uprawnień, które przysługują kontrolującemu – dzięki temu będziesz mógł się lepiej do niej przygotować nawet jeśli nastąpi ona niespodziewanie. Usprawni to na pewno całą wizytę. Najważniejsze jest to, żebyś współpracował z osobami, które taką kontrolę przeprowadzają w Twojej firmie. Kontrolujący ma prawo do:
– robienia notatek z korespondencji i materiałów;
– dostępu na grunt i do budynków, lokali oraz pomieszczeń jak i również środków transportu kontrolowanego;
– żądać ustnych wyjaśnień, które dotyczą przedmiotu kontroli;
– żądać udostępnienia związanych z przedmiotem kontroli wszelkiej korespondencji (w tym również elektronicznej), wszelkiego rodzaju ksiąg, akt, pism i dokumentów oraz nośników danych;
– żądać od kontrolowanego przygotowania kopii lub wydruków materiałów, wszelkiej korespondencji oraz informacji, które są zgromadzone na nośnikach danych, w systemach czy urządzeniach;
– żądać udostępnienia i wydania innych przedmiotów, które stanowią dowód w sprawie.
Ponadto osoby kontrolujące w nielicznych i uzasadnionych przypadkach mogą również używać do kontroli urządzenia rejestrujące obraz i/lub dźwięk oraz skorzystać z pomocy funkcjonariuszy policji.
Jak się zachować w czasie kontroli
Dla Ciebie jako przedsiębiorcy podczas takiej kontroli najważniejsze jest aby zachować spokój. Chowanie czy niszczenie dokumentów, chaotyczne zachowanie mogą tylko wzbudzić podejrzenia osób kontrolujących, a jest to zupełnie niepotrzebne. Pamiętaj o zachowaniu spokoju, powagi oraz o aktywnej współpracy z osobami, które taką kontrolę prowadzą. Jeśli w Twojej firmie przestrzegane są wszystkie zasady i nie masz ani sobie ani pracownikom nic do zarzucenia, to możesz być spokojny. Kontrolujący również będą bacznie przyglądać się zachowaniu pracowników o czym również należy pamiętać.
Nie utrudniaj przebiegu kontroli. Jak już zostało wspomniane wyżej – bierz aktywny udział w kontroli. Za utrudnianie przebiegu kontroli przez urzędników grożą wysokie kary oraz sankcje.
Po skończonej kontroli kontrolujący oraz kontrolowany biorą udział w spotkaniu podsumowującym. Na spotkaniu jest dokładnie omawiany jej przebieg, a osoby kontrolujące przekazują kontrolowanemu jakie kroki zostaną ewentualnie dalej podjęte.
Aby uniknąć jakichkolwiek kar za utrudnianie kontroli warto jest się do niej wcześniej odpowiednio przygotować aby upłynnić cały proces sobie jak i również osobom kontrolującym. Nie warto jest się bać UOKiK’u, a dobrą praktyką na przygotowanie się właśnie na wizytę ich urzędników będzie sporządzenie instrukcji postępowania podczas właśnie takiej niezapowiedzianej przez nich kontroli. Warto jest ją przekazać do podpisania wszystkim pracownikom oddziału. Powinna ona zawierać wszystkie wskazówki dotyczące tego jak powinni się podczas kontroli zachowywać. Pracownicy muszą wiedzieć, że nie wolno im utrudniać kontroli czy zabraniać im lub opóźniać wejścia do siedziby przedsiębiorstwa. Jako właściciel firmy powinieneś pamiętać, że na pytania zadawane przez urzędników należy odpowiadać tylko i wyłącznie z prawdą. Podejdź do sprawy na spokojnie, udzielaj rzetelnych odpowiedzi. Aby ułatwić przebieg przesłuchania przez kontrolujących możesz zadbać również o pomoc w postaci asysty prawnej. Na pewno również w jakimś stopniu ułatwi i usprawni przebieg całego spotkania.
Wrócę w takim razie do pytania z początku- czy bać się UOKiK’u? Zdecydowanie nie. Urzędnicy wykonują swoją pracę zgodnie z wytycznymi zupełnie tak samo jak Ty, jako przedsiębiorca i właściciel firmy. Prowadząc działalność musisz liczyć się jednak z niezapowiedzianymi kontrolami. Mimo wszystko lepiej jest się wcześniej na nie przygotować aby kontrolę usprawnić zachowując przede wszystkim spokój i opanowanie.
Zdjęcia: Unsplash.com
