Rozliczanie kilometrówki to jeden z istotnych aspektów w przypadku tych przedsiębiorców, których pracownicy korzystają podczas wykonywania obowiązków zawodowych ze swojego prywatnego samochodu czy jednośladu (w celach służbowych). Właściwe rozliczenie w tym zakresie jest ważne z punktu widzenia:
- pracowników, którzy zgodnie z przepisami są uprawnienie prawo do zwrotu poniesionych kosztów i zużycia auta,
- przedsiębiorców, którzy powinni uwzględnić wydatki z tego tytułu w swoich rozliczeniach księgowych i podatkowych.
Czym jest kilometrówka i w jaki sposób należy ją rozliczać?
Zgodnie z przepisami prawa pracownik, który używa w celu realizacji obowiązków służbowych swojego pojazdu (rozumie się przez to zarówno samochód, jak i motocykl czy nawet motorower), ma prawo do otrzymania zwrotu kosztów z tego tytułu. W tym celu należy korzystać z ewidencji przebiegu pojazdu.
W 2023 roku zaczęły obowiązywać nowe, wyższe stawki za każdy przejechany kilometr. Stawki te, podobnie jak miało to miejsce w latach poprzednich, różnią się w zależności od typu pojazdu. Ich wysokość jest następująca:
- 0,89 zł za 1 kilometr (samochód osobowy o pojemności silnika do 900 cm3). Ponadto, do tej kategorii zalicza się również pojazdy elektryczne,
- 1,15 zł za 1 kilometr (samochód osobowy o pojemności silnika przekraczającej 900 cm3),
- 0,69 zł za 1 kilometr (motocykl),
- 0,42 zł za 1 kilometr (motorower).
W jaki sposób należy obliczyć należną kwotę zwrotu? Cóż, jest to bardzo proste: należy przemnożyć liczbę przejechanych w danym przedziale czasowym kilometrów przez jedną z wyżej wymienionych stawek.
Kwoty, które wyżej wyszczególniliśmy, wzrosły w porównaniu z ostatnimi latami. Jaka jest tego przyczyna? Cóż, to bardzo proste: powodem okazała się wysoka inflacja, tzn. wzrost cen towarów i usług na rynku. Zjawisko to w oczywisty sposób przełożyło się na wyższe koszty związane z użytkowaniem pojazdów przez pracowników. Wyższa kilometrówka ma im to zrekompensować.
Jednocześnie, nie jest premiowane stosowanie wyższych kwot kilometrówki niż te, które zostały wskazane w regulacjach prawnych. Takie podejście mogłoby bowiem zostać wykorzystane przez pracodawcę jako forma wypłaty dodatkowego wynagrodzenia z pominięciem przepisów o składkach ZUS. Jeśli przedsiębiorca się na to zdecyduje, nie może kwot nadwyżkowych zaliczyć do podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Należy je za to opodatkować i oskładkować.
Rozliczanie kilometrówki pracowniczej a samochody ciężarowe
Trzeba mieć na uwadze, że rozliczanie kilometrówki stosuje się jedynie w przypadku samochodów o dopuszczalnej masie całkowitej (DCM) przekraczającej 3,5 tony. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak braku jakichkolwiek formalności związanych z wykorzystywaniem samochodów firmowych. Wręcz przeciwnie, obowiązki formalne dotyczą również nich.
Rozliczanie kilometrówki to nie wszystko
Warto mieć na uwadze, że kilometrówka, choć ważna, nie stanowi jedynej formy wynagrodzenia dla pracownika, który wyrusza w podróż służbową. Jeśli ta będzie odbywać się poza miejscem jego zamieszkania, konieczne jest również wypłacenie diety oraz opłacenie kosztów pobytu w hotelu itp.
