Negocjacje są procesem komunikacji pomiędzy dwiema stronami konfliktu, które mają na celu osiągnięcie wspólnego kompromisu. Jest to proces poszukiwania porozumienia, które zadowoli obie strony. Jakim regułom podlegają negocjacje w biznesie?
Charakterystyka negocjacji
Zwykle rzeczywiste potrzeby stron negocjacji są ukryte, często odbiegają od zgłaszanych celów czy interesów. Istnieją dwa różne podejścia do poszczególnych elementów składających się na negocjacje. Podejście harwardzkie stawia przede wszystkim na przygotowaniu do negocjacji, według niego odgrywa ono w nich kluczową rolę. Zaś podejście psychologiczne mówi o umiejętności radzenia sobie z emocjami i kładzie mocny nacisk na komunikację. Obie jednak te szkoły łączy jedno, zasady, na których powinny się opierać negocjacje:
- oddzielenie emocji od problemu
- skupianie się na interesach
- szukanie możliwości osiągnięcia korzyści po obu stronach
- stosowanie obiektywnych kryteriów
Rodzaje negocjacji
- Negocjacje handlowe – ich głównym czynnikiem są korzyści finansowe, na przykład ustalenie harmonogramu dostaw czy uzgodnienie kwestii jakości i ceny produktu.
- Negocjacje prawne – przebiegają w oficjalnej atmosferze i zwykle są prawnie wiążące, dotyczą na przykład porozumienia się z ustawodawcami itd.
- Negocjacje zwyczajne – dotyczą wewnętrznych spraw pracowników, na przykład ustalenie zadań na danym stanowisku czy zwiększenia wydajności pracy.
Musisz jednak pamiętać, że proces negocjacji jest sekwencją kilku spotkań i nie rozwiążesz danej kwestii na jednorazowym posiedzeniu. Długotrwałość negocjacji ma mimo wszystko swoje plusy. Strony bilansują wyniki w dłuższej perspektywie oraz są dużo skłonniejsze do ustępstw.
Różnice w negocjacjach
W wyniku różnic kulturowych można wymienić kilka modelów negocjacji:
Protransakcyjne – kontakt jest nastawiony bezpośrednio, polega się przede wszystkim na spisanych kontraktach, nastawienie jest oparte o zrobienie szybkich interesów.
Nieceremonialne – do partnerów negocjacji często mówi się po imieniu, wiele kwestii załatwia się poprzez kontakt mailowy lub telefoniczny, a zachowanie mniej oficjalne nie jest odbierane jako brak kultury.
Monochroniczne – jego podstawą jest punktualność, a harmonogramy i terminy są traktowane bardzo poważnie.
Ekspresyjne – kontakt fizyczny pomiędzy stronami jest dość częsty i nie obowiązuje zasada dystansu, często patrzy się w oczy oraz ludzie mówią w sposób bardzo ekspresyjny tj. głośno lub sobie przerywają.
Propartnerskie – zazwyczaj pierwszy kontakt nawiązywany jest bezpośrednio i unika się konfrontacji podczas dyskusji.
Ceremonialny – zwroty kierowane do drugiej strony są bardzo oficjalne, zwracamy się do siebie tytułami oraz nazwiskami, bardzo ważne są spotkania twarzą w twarz oraz rytuały.
Polichroniczne – ważne są dobre stosunki pomiędzy stronami, a harmonogramy są traktowane bardzo elastycznie i z przymrużeniem oka.
Powściągliwe – zachowany jest dystans pomiędzy partnerami na wyciągnięcie ręki, mimika jest ograniczona i ludzie mówią cicho oraz spokojnie.
Strategie negocjacji
Istnieje także kilka, różnych strategii negocjacji, które uzależnione są od celu, jaki się chce osiągnąć.
- Łagodzenie: na celu mają wzmocnienie pozycji partnera, perspektywa lepszych porozumień. Cechują je ustępstwa na koszt drugiej strony, nawet gdy sam musisz ponieść wysokie koszty.
- Dominacja: strategia dobra w przypadku braku perspektyw na kontakty w przyszłości, a przedmiotem negocjacji są daleko idące żądania.
- Unikanie: porozumienie wypracowane podczas negocjacji nie zapewnia zadowolenia naszej strony, starasz się wygasić emocje oraz widzisz małą perspektywę na kontakty w przyszłości.
- Kompromis: ważna jest interakcja, poziom współzależności pomiędzy stronami jest wysoki, więc staracie się o częściową realizację żądań oraz o częściowe ustępstwa.
- Kooperacja: tutaj równowaga sił jest względna, obie strony starają się o maksymalną realizację interesów.
Etapy negocjacji
Etap I – Przygotowanie się. Powinieneś się przygotować i formalnie i merytorycznie. Określ minimalne oraz optymalne cele negocjacji obu stron, przeanalizuj możliwe alternatywy i ustal kwestie do negocjacji wraz z kryteriami ich ocen oraz propozycjami rozwiązań.
Etap II – Rozpoczęcie. Przedstaw przedmiot i zakres negocjacji, a następnie swoje argumenty. Jeśli jakąś propozycję odrzucasz, to przedstaw w zamian inną. Jednak każdą propozycję potraktuj wieloaspektowo i bądź przygotowany na kilka różnych.
Etap III – Negocjacje właściwe. W tym etapie masz już odrzucone pierwsze propozycje i przygotowane kolejne, które zawierają ustępstwa po obu stronach. Jeśli widzisz brak postępu w rozmowach, to zaproponuj dyskusję lub burzę mózgów.
Etap IV – Zakończenie. Koniec negocjacji zwiastuje uzgodnienie stanowisk. Najlepiej zawrzeć umowę, która zawiera wszystkie wynegocjowane elementy. Jeśli jednak nie można ustalić stanowisk, to następuje zerwanie negocjacji.
Zdjęcia: Unsplash.com
